Hvorfor dokumentere?
Foto: Aarhus Kommune

Hvorfor dokumentere? Ingen kan jo være i tvivl om, at overflødig dokumentation skal fjernes, men der synes ikke at være stor enighed om, hvad overflødig dokumentation er, skriver forvaltningschef i Aarhus Kommune. 

I et meget langt tilløb til en ny sundhedslov og en ny sociallov har et tema vundet gehør: Væk med overflødig dokumentation!

Ud over den helt nødvendige forudsætning om at tænke de to lovkomplekser sammen har der også være en mere eller mindre udokumenteret antagelse om, at der dokumenteres alt for meget, og at der er alt for meget unødig information i det kommunale sundheds- og omsorgsvæsen.

Antagelsen næres af medarbejdere og deres faglige organisationer, der kontinuerligt er fremme med påstand om, at der går alt for meget fra borgerne, fordi medarbejderne skal bruge tid på at dokumentere. Der tales om registreringssystemer, der er uforståelige og ikke virker, og dokumentation, der aldrig bruges til noget. Altså overflødig dokumentation og dermed overflødigt bureaukrati.

Der går meget god kommunal tid med at kontakte et højt specialiseret hospitalsvæsen eller en af rigtig mange praktiserende læger

Al irritation synes imidlertid at dække over to ubesvarede spørgsmål: 1. Hvorfor dokumenterer man i det hele taget – hvad er formålet? 2. Hvad er dokumentation?

Dokumentation og koordinering

Vi tager det sidste først. Dokumentationsopgaven består for medarbejdere i det kommunale sundheds- og omsorgsvæsen primært i at indføre oplysninger om borgernes (ændrede) helbredstilstand i elektroniske journalsystemer. Det tager tid. Men en anden stor opgave væk fra borgerne består i at koordinere indsatser. Ikke alene skal kommunen koordinere indsatser mellem forskellige organisatoriske enheder (pleje-, sygepleje-, terapeutopgaver, fremskaffelse af hjælpemidler mv.). Ofte skal opgaver også koordineres tværsektorielt.

Der går meget god kommunal tid med at kontakte et højt specialiseret hospitalsvæsen eller en af rigtig mange praktiserende læger. Ingen af dem sidder og venter på, at kommunen skal ringe – så mange kontakter er forgæves. Alt imens forsøger sundheds- og omsorgspersonale febrilsk at koordinere og aftale det videre forløb for borgerne, og tiden går væk fra borgerne.

Måske er det sygeplejersker, der sammen med terapeutgruppen, mærker dette mest. Det er i alt fald de to personalegrupper med den klart laveste ”ansigt-til-ansigt” tid (ATA-tid). For sygeplejersker er ATA-tiden omkring 40 pct. og for terapeuter endnu lavere. Plejepersonales ATA-tid ligger væsentligt højere (ofte på ca. 65 pct.).

Men påstanden her skal være, at ATA-tiderne ikke alene skyldes en stor dokumentationsopgave. Det skyldes også en stor koordinationsopgave. Modsat dokumentationsopgaven er koordinationsopgaven en konsekvens af et stadigt mere specialiseret sundhedsvæsen. Det er en ønsket og villet udvikling.

Hvorfor dokumentere?

Læger har ‘altid’ dokumenteret. Det ligger som en del af en lægers DNA at føre en journal over patientens symptomer, behandlingsindsats og resultater. Det giver jo særdeles god mening, hvis man vil blive bedre i sin lægekunst. For en hospitalslæge eller en praktiserende læge er dokumentation derfor en nødvendighed for at blive bedre og for at udvikle faget.

For Simon Sinek* skal organisationer kunne besvare spørgsmål om hvad man udfører, hvordan man udfører og hvorfor man udfører. For lægen er det forholdsvist åbenlyst, hvad man skal dokumentere, og også hvordan det skal gøres. Men til forskel for andre aktører i sundhedsvæsenet, vil en læge ofte kun fortælle, hvorfor man skal dokumentere. Det enkle svar er: For at blive bedre, for at kvalitetsudvikle og for at kunne bedrive forskning.

Tænk hvis man kunne gøre dokumentation og dermed kommunale data så gode, at man i første omgang kunne anvende dem til at udvikle bedre kvalitet, og at data opnåede en kvalitet, så de kunne anvendes direkte i forskningssammenhæng.

Påstanden skal være, at kommunale sundhedsmedarbejdere også kan svare på hvad og hvordan, men at de bliver flakkende i øjnene på hvorfor dokumentere. På en god dag vil mange kommunale sundhedsmedarbejdere sige, at dokumentationen er en hjælp til kollegerne, så de ved, om der er sket ændringer hos borgeren, de skal ind til. Det er bestemt en væsentligt del.

Andre medarbejdere kunne måske hævde, at vi dokumenterer af hensyn til ”Tilsynet”. Det kommunale sundheds- og omsorgsområde er underlagt flere tilsyn. Vi skal ikke gå i detaljer med disse tilsyns omfang og lovgrundlag men blot konstateres, at dokumentation for tilsynenes skyld jo ikke bringer værdi for dem, der foretager dokumentationen.

Måske er det her, vi derfor finder en del af forklaringen: Den kommunale dokumentation er efterhånden rettet mere og mere mod de forskellige tilsyn. Det er ikke nogen god ”hvorfor”-forklaring. Det skaber ikke direkte værdi for hverken medarbejder eller borger. Det bliver overflødig dokumentation og dermed overflødigt bureaukrati.

Ny hvorfor-forklaring

Ønsket kunne derfor være: Når man nu skal fremsætte ny sundhedslov og ny servicelov – og gerne koordineret – kunne man så ikke gøre sig den ulejlighed at indskrive hvorfor medarbejderne skal dokumentere. Det ville samtidig motivere og anspore medarbejdere, hvis de fik lov til at dokumentere af de samme årsager som læger: For at gøre pleje og behandling bedre. Dermed kunne man også få en rettesnor for, hvad overflødig dokumentation er. Ingen kan jo være i tvivl om, at overflødig dokumentation skal fjernes, men der synes ikke at være stor enighed om, hvad overflødig dokumentation er.

Tænk hvis man kunne gøre dokumentation og dermed kommunale data så gode, at man i første omgang kunne anvende dem til at udvikle bedre kvalitet, og at data opnåede en kvalitet, så de kunne anvendes direkte i forskningssammenhæng.

Vil dette få konsekvenser for de mange tilsyn. Ja! Jeg må nok meddele, at der i så fald vil blive brug for færre og mere reducerede tilsyn. Men er det så skidt for borgerne og for medarbejderne?

 *Simon Sinek, ”The Golden Circle”, TED Talk.

Kommentarer

  1. Præcis beskrivelse af verden med dokumentation “derude”. Den store elefant i rummet – hvad koster det i ressourcer – menneskelige og økonomiske? Arbejdsglæde, meningsskabelse og udøvelse af arbejdet tæt på borger og pårørende er drivkraft for lysten til at arbejde i faget.

Skriv kommentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.