Data skal ud at leve, tages i anvendelse og være med til at skabe ny databaseret viden om det nære sundhedsvæsen.
Der bliver aktuelt skabt nye banebrydende datamæssige muligheder inden for de kommunale forebyggelses- og sundhedstilbud f.eks. med indhentning af patientrapporterede data (PRO). Her udføres et stort stykke arbejde i de enkelte kommuner med det formål at understøtte brugen af patientrapporterede oplysninger i kommunerne. Men hvad skal der egentlig reelt til for at data kan leve og tages i anvendelse?
Erfaringer gennem mere end et årti
I forsknings- og konsulenthuset Defactum har vi sammen med flere kommuner i mere end ti år arbejdet med etablering, udvikling og drift af dataindsamlingssystemet MoEva.
MoEva indeholder PRO-data og medarbejderregistrerede data for de kommunale forebyggelses- og sundhedstilbud.
Erfaringerne er blevet nedfældet i en rapport med relevante pointer, som vi gerne vil bringe videre. Pointer, som forhåbentlig kan være brugbare i forbindelse med udviklingen af de nye nationale muligheder for kommunale data.
Indhentning af PRO-data kan ofte have som primært formål at indgå som beslutnings- eller dialogstøtteværktøj i samarbejdet med den enkelte borger. Men vi vil gerne slå et slag for det aggregerede niveau af PRO-data, hvor data anvendes til kvalitetsudvikling, ledelsesinformation eller benchmarking. For det er tre elementer af dataanvendelse, som er vigtige at indtænke allerede ved opstarten af et nyt dataindsamlingssystem.
Hvad måler vi på?
Arbejdet frem mod god datakvalitet, der kan anvendes både til den enkelte borger og på et mere aggregeret niveau, har mange facetter, og det betyder, at der skal være mere end blot et fokus ved dataindsamlingens begyndelse. Hvis vi vil være sikre på, hvad PRO-data måler, vil et vigtigt grundelement være at anvende validerede spørgeskemaer. Og det kan udfordre på flere måder.
Data bliver bedre af at blive brugt
Der kan være licenskrav, der kan udfordre økonomisk og juridisk, og der kan være flere spørgsmål end ønsket, hvilket ‘koster’ mere af borgernes tid, og dermed gør det sværere at få indhentet fulde besvarelser. Det er vores erfaring, at det absolut er vigtigt at skele til omfanget af et valideret spørgeskema.
Men anvendelse af validerede spørgeskemaer er dog ikke desto mindre helt grundlæggende med til at sikre, at vi ved, hvad vi får svar på, og at dataopgørelser eller tolkning af besvarelser så vidt muligt afspejler borgernes virkelighed og forståelse af spørgsmål og svar. Derved sikrer vi, at vi ikke spilder borgernes og medarbejdernes tid.
Nem og hurtig adgang til datavisninger
Et væsentligt værktøj i arbejdet med datakvalitet på aggregeret niveau er, at der er let tilgængelig adgang til aggregerede visninger af tidstro data for sundhedsfaglige medarbejdere og den lokale ledelse. Udvikling og implementering af sådant et værktøj allerede ved dataindsamlingens spæde start kan være med til at udvikle og fastholde vaner, der understøtter et naturligt fokus på løbende forbedringer af datakvaliteten.
De let tilgængelige og tidstro aggregerede datavisninger muliggør, at data kan tages i anvendelse allerede på et tidligt tidspunkt. Det gælder også, selvom data er præmaturt og endnu ikke har opnået tilstrækkelig kvalitet til at kunne opgøre f.eks. effekten af en forebyggende indsats.
En væsentlig pointe er, at data bliver bedre af at blive brugt. De tidstro aggregerede data kan anvendes til at arbejde med registreringspraksis. Hvordan registreres der på tværs af medarbejdere og enheder? Hvilke tiltag skal igangsættes for at ensrette registreringerne meningsfyldt? Når det værktøj tænkes ind tidligt i en implementeringsproces, kan det være med til at give medarbejdere en sikkerhed og en grundlæggende forståelse af, hvad data kan bruges til, hvordan der gives tilbagemeldinger til borgerne, og hvor der skal arbejdes med forbedringer af datakvaliteten.
Gevinsten er, at det allerede på et tidligt stadie er muligt at følge op på f.eks. manglende besvarelser fra borgere eller indtastninger fra medarbejdere. En udfordring, som erfaringsmæssigt kræver løbende opmærksomhed.
Tæt vedvarende samarbejde og erfaringsudveksling
Ikke overraskende viser erfaringerne, at de aggregerede datavisninger bør udarbejdes og tilpasses efter behov i tæt samarbejde med de sundhedsfaglige medarbejdere, der skal anvende borgernes besvarelser. Hertil kommer, at arbejdet med datakvaliteten bør understøttes af dokumenter, som brugermanualer og tolkningsdokumenter for de anvendte spørgeskemaer, med løbende tilpasninger efterhånden som ny viden og erkendelser opstår.
Hele den proces er med til at sikre, at data og opgørelser heraf giver et retvisende billede af praksis. Samtidig sikrer processen og dokumentationen, at der indsamles data og udarbejdes opgørelser, som er meningsfulde for den kommunale praksis både hos medarbejdere og i ledelsen.
Det vedvarende fokus på kvaliteten af PRO-data og det datadrevne kvalitetsarbejde står stærkest, når det bakkes op af den lokale ledelse. Dertil kommer værdien af struktureret erfaringsudveksling og etablering af makkerskaber mellem kommunerne. Det er erfaringerne fra MoEva-samarbejdet, hvor der er givet mulighed for at løfte og udvikle i fællesskab.
En væsentlig erfaring herfra er, at etablering af fora til sådanne erfaringsudvekslinger, hvor erfarne kommuners samarbejde med kommuner, der endnu ikke har fået opbygget erfaring, giver grobund for fælles læring.
Indsatsen betaler sig
At gøre data levende er en kontinuerlig proces, der fordrer afklaring af, hvad data skal anvendes til, og hvordan den sundhedsfaglige medarbejder hurtigt og tidstro kan præsenteres for data. Her viser erfaringerne vigtigheden af stor opmærksomhed på implementering.
For skal det give mening at bruge tid på at registrere data, så skal det også anvendes – aktivt og meningsfuldt. Og vores erfaringer viser, at det lange seje træk rent faktisk betaler sig.
